従業員1000名、部署数200越え！ビルメンテナンス業の勤怠改善

時代の波に乗れ！老舗ビルメンテナンス業のIT改革

約60年もの長い歴史を持つ、ビルメンテナンス業を営むS社様は１つの課題に直面していました。
それは、昨今あらゆる企業が推進しているデジタル化への対応です。
サーバーのクラウド化、各労務・会計管理のシステム化、社員のセキュリティ意識やリテラシー向上……
S社様内部には情報システム部等は存在せず、専門家不在の状態でデジタル化の荒波に晒されている状況でした。
そんな折、S社様の代表と面識があった弊社代表の田中は、自社コンサルティング事業部にてその役割を買って出る事としました。
何故なら『中小企業のサポート』が田中の理念の１つだったからです。

終わらない手作業……非効率な勤怠管理業務を改善せよ

S社様の中で最も大きな課題……それは『勤怠管理の煩雑化』でした。
関連会社も合わせると1000人を超える従業員数もさる事ながら、現場である各顧客先の施設に常駐して業務を行う社員たちは、その勤務時間も労働形態も一律では無く、日勤や夜勤、パート勤務者やアルバイト等、それぞれの雇用形態や現地の業務形態によってまるで異なる勤務パターンで働いていました。

その多種多様且つ膨大な勤怠を、S社様はタイムレコーダーで打刻された記録を現地事務員がExcelに取り纏め、それを印刷して送られてきたものを経理部が手集計するという、莫大な作業を毎月行っている状況でした。

このままではいずれ業務工数が破綻するのは時間の問題……
その為『勤怠システムの導入』が最も喫緊の課題であると、我々は判断しました。

デジタル化の恩恵！『勤怠管理の標準化』と『業務工数＆残業代削減』

勤怠システム導入により、結果としてS社様の多くの課題が解決しました。
今まで本社側から見えなかった各現場の勤務形態の一元管理や、リアルタイムでの労働状況把握。これによって過剰労働・空残業の抑制により労働基準法の遵守・人件費のコストカットに繋がりました。

各部署毎に異なり、煩雑化してしまっていた勤怠管理方法も、システムによるフォーマットで一律標準化され、毎月手集計していた有休管理も自動で計上され、付与タイミングで確認を行うのみとなりました。

また、ITに不慣れな高齢の従業員様が多い事も考慮し、従来のタイムカード方式に近い、タッチパネル＆ICカードによる出退勤記録方法とする事で、直観的な操作を中心とし、誰でもシステムを活用出来るよう対応しました。

これにより特に管理側であるS社経理部様は、莫大な工数から開放され、多くの時間を家庭や他の業務に充てる事が出来るようになりました。